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La CIF est l’organisme d’accueil et d’établissement des nouveaux arrivants francophones à l’Île-du-Prince-Édouard. Nous organisons également des activités de sensibilisation portant sur la diversité culturelle. La CIF est responsable du dossier de croissance démographique francophone pour la Communauté acadienne et francophone de l'Î.-P.-É.

ARTICLE 1 – RAISON SOCIALE

1.2 Dans ces statuts et règlements, les expressions suivantes désignent :

a) La Coopérative : La Coopérative d’intégration francophone de l’Île-du-Prince-Édouard.

b) Les administrateurs : Les membres élus du conseil d’administration de la Coopérative.

c) Le comité exécutif : les administrateurs élus aux postes de président, vice-président et secrétaire/trésorier au conseil d’administration.

1.3 L’usage du féminin et/ou du masculin dans ce document doit être interprété sans préférence à un sexe ou à l’autre et s’applique également aux hommes et aux femmes

ARTICLE 2 – SIÈGE SOCIAL

2.1 Le siège social de La Coopérative est établi à Summerside, comté de Prince, Île-du-Prince-Édouard.

2.2 Déménagement : Le siège social peut être déménagé par un vote positif des deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée générale annuelle ou spéciale de La Coopérative..

ARTICLE 3 – LANGUE

3.1 La langue d’usage de La Coopérative est le français.

ARTICLE 4 – RESPONSABILITÉS

4.1 Tout membre s’engage à respecter la mission de La Coopérative ainsi que ses règlements administratifs et tout autre protocole de conduite, directive, règle, décision et résolution des assemblées générales annuelles ou spéciales, du conseil d’administration, des comités du conseil d’administration ou de l’exécutif.

ARTICLE 5 – DEVISE, VISION, MISSION ET OBJECTIFS

5.1 Devise : La devise de la CIF est « ouverte sur le monde, tournée vers l’avenir ».

5.2 Vision : La communauté acadienne et francophone de l’Île-du-Prince-Édouard s’accroit, elle est diversifiée, inclusive, dynamique et tournée vers l’avenir.

5.3 Mission : Accroître la population d’expression française de l’Île-du-Prince-Édouard en :

- Recrutant, en accueillant, en intégrant et en retenant les nouveaux arrivants d’expression française;

- Avec la collaboration de ses partenaires, en intégrant les acadiens ayant perdu l’usage du français et insulaires francophiles à la communauté acadienne et francophone.

5.4 Objectifs :

a) Augmenter les effectifs démographiques francophones et francophiles de l’Île-du-Prince-Édouard;

b) Assurer l’intégration sociale, culturelle, économique et éducationnelle des nouveaux arrivants d’expression française; à l’Île-du-Prince-Édouard, notamment en assurant leur accès aux services et aux programmes nécessaires;

c) Sensibiliser la population d’accueil aux bienfaits et de l’importance de la diversité culturelle et de l’immigration francophone.

ARTICLE 6 – ADHÉSION

6.1 Adhésion

L’adhésion à La Coopérative est gratuite mais n’est pas transférable.

ARTICLE 7 – LES MEMBRES INDIVIDUELS ET LES ORGANISMES MEMBRES

7.1 Conditions d’adhésion

Pour devenir membre de La Coopérative, une personne et/ou un organisme doit :

a)      adhérer à la mission de La Coopérative;

b)      avoir 16 ans ou plus;

a)      remplir le formulaire d’adhésion;

b)      être dûment accepté comme membre par le conseil d’administration.

7.2 Droits des membres

Tout membre a droit de parole et de vote aux assemblées générales annuelles et spéciales. Les privilèges des membres ne sont pas transférables. Avec l’approbation du conseil d’administration, tout membre peut assister aux réunions du conseil avec droit de parole.

7.3 Démission

Un membre peut démissionner de La Coopérative s’il fait part de sa démission par écrit au conseil d’administration.

7.4 Expulsion

La Coopérative peut expulser un membre dans les cas suivants :

a)      s’il ne respecte pas les statuts et règlements de La Coopérative;

b)      lorsqu’il aura été expulsé par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée générale annuelle ou spéciale tenue à la suite d’un avis d’intention d’expulsion envoyé avec l’avis de convocation à ladite assemblée.

c)      Ne représente pas les intérêts de La Coopérative. (ex : abus, manque de confidentialité, vols, commentaires inappropriés en publics, etc…)

ARTICLE 8 – AFFILIATION

8.1 Le conseil d’administration de La Coopérative déléguera au moins un représentant aux assemblées générales de chacun des organismes dont elle est membre. Ce représentant ne sera pas nécessairement la personne occupant le poste de présidence.

ARTICLE 9 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE OU ASSEMBLÉE SPÉCIALE

9.1 Date et lieu de l’assemblée générale annuelle

Une assemblée générale annuelle doit avoir lieu une fois l’an à la date et au lieu fixés par le conseil d’administration dans les trois (3) mois suivant la fin de l’année financière. Une assemblée générale spéciale doit être tenue à la demande du conseil d’administration, ou sur demande écrite signée par un minimum de 10% des membres de La Coopérative.

9.2 Avis de convocation

Pour toute assemblée générale annuelle ou spéciale, un avis de quinze (15) jours doit être donné par écrit, adressé et envoyé à chaque membre. Cet avis doit indiquer la date, le lieu et l’heure de l’assemblée. L’avis de l’assemblée spéciale devra, de plus, exposer la nature des débats inscrits à l’ordre du jour.

9.3 Observateurs

Tout observateur peut être présent, mais sans droit de vote, à une assemblée générale annuelle ou spéciale, pourvu que l’assemblée le permette.

9.4 Quorum

Le quorum de toute assemblée est de dix (10) membres. Il n’y aura aucun vote par procuration.

9.5 Vote

a) Chaque membre individuel et/ou organisme membre a le droit de vote aux assemblées.

b) Le vote lors des assemblées se fait à main levée ou de vive voix selon le désir des membres. Toutefois, tout membre a le droit d’exiger le vote secret sur toute question.

c) Exception faite des cas spécifiques prévus dans les statuts et règlements, toute décision est prise à la majorité simple des voix. En cas de partage égal des voix, le président a le droit de vote prépondérant.

9.6 Ordre du jour

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle proposé par le conseil d’administration devra toujours prévoir les sujets suivants :

a)      lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales, s’il y a lieu;

b)      présentation des rapports du conseil d’administration et des autres comités;

c)      Lecture et adoption du rapport financier révisé;

d)     Nomination de la firme comptable responsable de la révision des états financiers;

e)      ratification, s’il y a lieu, des modifications proposées aux statuts et règlements;

f)       élection des administrateurs au conseil d’administration

9.7 Pouvoirs de l’assemblée générale annuelle

Les pouvoirs de l’assemblée générale annuelle sont les suivants :

a)      Discuter des rapports et des propositions qui lui sont présentés, et décider de leur adoption, de leur modification ou de leur rejet;

b)      Planifier et orienter les activités de La Coopérative;

c)      Déterminer les objectifs de La Coopérative;

d)     S’il y a lieu et pour raison valable, retirer un membre, un administrateur, ou un membre de l’exécutif de son poste avant la fin de son mandat, par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents;

e)      Créer et dissoudre des comités ou des commissions temporaires ou permanents;

f)       Modifier les statuts et règlements selon l’article 11.3;

g)      Réviser le montant de la part sociale et en faire un rapport au conseil d’administration;

h)      Décider de dissoudre La Coopérative.

9.8 Procédures

Les procédures pour les assemblées générales annuelles et extraordinaires suivront les dispositions du Code Morin.
ARTICLE 10 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

10.1 Composition

a) La Coopérative est administrée et gérée par un conseil d’administration de cinq (5) à sept (7) administrateurs élus à l’assemblée générale annuelle.

b) Les postes au conseil d’administration sont les suivants :

Trois (3) membres élus au comité exécutif : le président, le vice-président et le secrétaire/trésorier  ainsi qu’un minimum de deux (2) et un maximum de quatre (4) administrateurs.

c) L’élection des trois administrateurs au comité exécutif se fera à la première réunion du conseil d’administration après l’assemblée générale annuelle.

d) Le conseil d’administration peut inviter d’autres personnes à titre d’observatrices aux réunions, mais sans droit de vote.

10.2 Durée du mandat

Le mandat de chacun des administrateurs du conseil d’administration est pour un terme de deux (2) ans, lequel est renouvelable deux (2) fois.

10.3 Poste vacant

Une personne remplissant un poste vacant siégera pour la durée du mandat du poste à remplir.

10.4 Code de conduite des membres du conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration doivent respecter le Code de conduite tel que joint en annexe aux présents statuts et règlements.

10.5 Démission ou expulsion

Un administrateur cessera de faire partie du conseil d’administration de La Coopérative lorsqu’il :

a)      aura démissionné sur préavis par écrit d’un (1) mois au conseil d’administration;

b)      aura cessé d’être membre;

c)      aura manqué, sans motif valable, selon le conseil, trois réunions consécutives du conseil d’administration; ou

d)     aura été expulsé de son poste par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale annuelle ou une assemblée spéciale.

10.6 Convocation

a) Le conseil d’administration se réunit au moins six (6) fois par année à la demande de la présidence ou d’au moins un tiers (1/3) des administrateurs du conseil.

b) L’avis de convocation des réunions du conseil d’administration est envoyé au moins dix (10) jours avant la réunion.

10.7 Quorum

Le quorum du conseil d’administration est de 50 % + 1 du nombre d’administrateurs du conseil. Il n’y aura aucun vote par procuration.

10.8 Vote aux réunions et décisions du conseil d’administration :

a) Le vote lors des réunions du conseil d’administration se fait à main levée ou de vive voix selon le désir des administrateurs. Toutefois, tout administrateur a le droit d’exiger le vote secret sur toute question.

b) Le vote se prend de façon secrète lors de l’élection des trois (3) membres du comité exécutif.

c) Exception faite des cas spécifiques prévus dans les règlements, toute décision est prise à la majorité simple des voix. En cas de partage égal, la présidence a le droit de vote prépondérant.

d) Une décision prise ou une résolution faite par écrit envoyée par courrier régulier, par télécopieur ou par courrier électronique et signée par tous les administrateurs a la même force effet qu’une décision ou résolution prise ou faite en réunion.

10.9 Le Conseil d’administration a le pouvoir d’emprunt pour les opérations qui seraient couvertes par une subvention approuvée, mais non reçue. La proposition soit doit être conforme à la Co-operative Associations Act.

10.10 Pouvoirs du conseil d’administration

Les pouvoirs du conseil d’administration sont les suivants :

a)      définir les objectifs et les politiques de fonctionnement de La Coopérative;

b)      définir le programme d’action conformément aux objectifs, plans et orientations de l’assemblée générale annuelle ou spéciale;

c)      gérer les affaires de La Coopérative;

d)     créer des comités temporaires ou permanents, s’il y a lieu;

e)      accepter les nouveaux membres;

f)       approuver les budgets ou toute modification afférente;

g)      élire des administrateurs aux postes du comité exécutif;

h)      préparer les projets d’amendements aux statuts et règlements;

i)        convoquer les membres aux assemblées générales annuelles ou spéciales;

j)        embaucher et congédier les employés.

10.11 Rôles et pouvoirs particuliers des postes du comité exécutif

Le président :

a) Préside les réunions, maintient l’ordre et assure le déroulement des réunions;

b) Établit les ordres du jour, en collaboration avec la direction et les fait respecter en tolérant uniquement les discussions qui portent sur les sujets qui y sont inscrits;

c) Ouvre et lève les réunions aux heures convenues;

d) Connaît le code de procédures de réunions;

e) Est au courant des affaires qui sont prioritaires et organise le calendrier en conséquence;

f) Est prêt à représenter l’organisation;

g) Évite de tout faire pour faire valoir ses propres opinions en tant que président ou présidente;

h) Délègue les responsabilités et les pouvoirs;

i) Signe les documents au nom de l’organisation;

j) Assure le rendement de la direction, suivis et appréciation;

k) Est membre ex officio, sans droit de vote, de tous les comités de La Coopérative;

l) Répond au conseil et aux membres en assemblée;

m) A le droit de vote prépondérant.

Le vice-président :

a) Remplace le président lorsque ce dernier est incapable d’agir ou est absent;

b) Est responsable d’appuyer le président dans l’accomplissement de ses tâches;

Le secrétaire/trésorier

a) Prend des notes et vérifie les procès-verbaux avant l’envoi aux membres;

b) Fait approuver les procès-verbaux lors des réunions suivantes;

c) Traite l’ensemble de la correspondance de l’organisation et en présente un résumé lors des réunions (Cette tâche peut être partagée entre le secrétaire et la direction);

d) Est prêt à faire des recommandations quant aux suivis possibles en se fondant sur sa connaissance des documents, de la correspondance, etc. (Cette tâche peut être partagée entre le secrétaire et la direction);

e) Est responsable de vérifier la tenue des registres pour les affaires financières de l’organisation;

f) Est responsable d’assurer la mise en place de contrôles et de pratiques comptables appropriés en collaboration avec la présidence et la direction;

g) Assure la préparation et la présentation de rapports sur la situation financière de l’organisation en collaboration avec le personnel responsable de la tenue de livres (présentation des prévisions budgétaires, la mise à jour des dépenses dans chaque projet, etc.);

h) Assure la vérification du rapport financier avant l’assemblée générale;

i) Est responsable du registre des membres, des archives et du sceau de La Coopérative;

j) Est responsable d’appuyer le président et le vice-président dans l’Accomplissement de leurs tâches.

10.12 Postes vacants

a) Tout administrateur siégeant au conseil d’administration peut se retirer par un avis écrit au conseil.

b) En cas de vacance pour un poste quelconque, si le poste est libre en raison de retrait, d’absence permanente ou d’incapacité, le conseil d’administration peut nommer un membre pour remplir temporairement le poste pour la période restante du terme.

c) En cas de vacance du poste de la présidence en raison de retrait, d’absence permanente ou d’incapacité, le vice-président prendra les responsabilités du président temporairement jusqu’à ce qu’une réunion spéciale du conseil d’administration ait lieu dans le but d’élire un nouveau président. Si le vice-président est incapable d’assumer le poste de président, le conseil d’administration peut élire un membre du conseil.

ARTICLE 11 : GÉNÉRALITÉS

11.1 Exercice financier

L’exercice financier de La Coopérative débute le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars de l’année suivante.

11.2 Signataires Les signataires de La Coopérative sont les suivants: les trois (3) personnes détenant un poste au comité exécutif, et la direction.

a)Tout chèque et documentation de nature légale (contrats, baux, actes, titres, quittances, etc.) doit comporter deux signatures.

Les demandes de financement et rapports pour les bailleurs de fonds (étape, final, contributions) doivent comporter au moins une signature.11.3 Amendements

a) Le conseil d’administration peut soumettre un projet d’amendement aux règlements lors de toute assemblée générale annuelle ou assemblée spéciale.

b) Tout membre peut soumettre un projet d’amendement aux règlements en envoyant au président du conseil d’administration le texte proposé par écrit au moins trente (30) jours avant l’assemblée générale annuelle ou spéciale.

c) Le texte de tout projet d’amendement doit être envoyé aux membres au moins dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ou spéciale.

d) L’amendement est adopté s’il reçoit deux tiers (2/3) des voix des membres présents.

e) Tout amendement au présent document adopté à l’assemblée générale annuelle ou spéciale entrera en vigueur à la fin de cette même assemblée.

11.4 Consultation des livres et dossiers

Tout membre peut consulter les livres et dossiers de La Coopérative en tout temps, au siège social de La Coopérative, en accordant un préavis de quarante-huit (48) heures au secrétaire/trésorier ou au président de La Coopérative.

11.5 Les avis

a) Tout avis prévu par ces règlements pourra être envoyé par courrier régulier, par télécopieur ou par courrier électronique à la dernière adresse du membre en possession du secrétaire/trésorier.

b) Une attestation du secrétaire/trésorier détermine que l’envoi d’un avis a été effectué. L’omission de l’envoi d’un avis, ou un avis non reçu, n’influence pas la validité d’une réunion ou d’une assemblée, ni les décisions prises pendant lesdites réunions ou assemblées. 

ARTICLE 12 – DISPOSITIONS ADDITIONNELLES

12.1 Advenant que la dissolution de La Coopérative soit décidée lors d’une assemblée générale annuelle ou spéciale, le solde des avoirs, moins les dettes, doit être distribué au bénéfice d’un ou de plusieurs organismes charitables ou à but non lucratif ayant comme objectif la promotion des intérêts culturels et patrimoniaux de l’Île-du-Prince-Édouard. La dissolution devra être conforme aux dispositions de l’Article 43 de la Co-operative Associations Act.

12.2 Les activités de La Coopérative seront exécutées sans gain pour ses membres, et tout surplus, profit ou gain de La Coopérative sera utilisé en promotion des objectifs de la corporation.

12.3 Aucune part des bénéfices ou du revenu de La Coopérative ne sera payable ou offert pour l’avantage personnel des membres ou des administrateurs. Cependant, les revenus pourront être utilisés pour rembourser des dépenses légitimes et approuvées par les membres et les administrateurs.

12.4 Les administrateurs siégeront sans rémunération, et aucun administrateur ne prendra profit directement ou indirectement de son poste ou de sa fonction.

ARTICLE 13 : DISPOSITIONS SPÉCIALES

13.1 Adoption et règlements

Les membres ont approuvé et adopté ces règlements lors d’une assemblée tenue le 1er juin 2016.

13.2 Entrée en vigueur
Les présents statuts et règlements entre entreront en vigueur le 1er juin 2016.

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